Fangen wir mit dem Innbegriff aller Rollen an: Projektmanager oder Projektleiter. Alles klar! Oder um es mit den Worten guter alter Waschmittelherstellerwerbung zu sagen:
Da weiß man, was man hat. Guten Abend!
Ehrlicherweise bin auch ich und auch heute noch immer wieder überrascht, mit welch unterschiedliche Wahrnehmung diese Rolle in verschiedenen Unternehmen gesehen und gelebt wird:
Der eine koordiniert die Projekte, coded selber und installiert auch gleich das Dokumentenmanagementsystem vor Ort beim Kunden in einem Schweizer Hochsicherheitsberg und hat nach Weihnachten enorme Probleme, wieder in den Serverraum zu gelangen, weil die Gewichtskontrolle anschlägt und den Zugang verweigert.
Der andere macht eigentlich nichts Anderes als Termine für Meetings zu suchen und Kollegen einzuladen, Agenden zu formulieren, Protokolle zu schreiben und vielleicht noch Kostenpläne zu administrieren. Den Rest der Arbeit erledigt schon jemand Anderes aus dem Projektteam. Es gibt keinen tiefen, fachlichen Einblick in die Materie. Und vielleicht wird die ein oder andere Agenda auch mal vergessen.
Noch ein anderer ist eigentlich nur ein besserer oder schlechterer, „kommunikativer“ Durchlauferhitzer mit gefährlichem Viertelwissen, was zu laufend grünen Status führt, bis es auf einmal und dann aber ganz schnell derbe rot wird.
Wiederum andere sind systemisch unterwegs und versuchen – oft auch ohne tieferes Detailwissen zur projektierenden Materie – durch Methodiken und geschickte Fragestellungen die dem Projekt zugewiesenen Spezialisten so einzubinden, dass am Ende etwas Sinnvolles dabei herauskommt.
Und dann gibt es da sicherlich noch (wenn auch wenige) Projektleiter, die alles machen und auch können, was notwendig ist, damit ein Projekt irgendwie zu einem Erfolg führt: Beratung, Projektleitung, Controlling, Business Analyse, Anforderungsmanagement, ein paar Prozesse hier und da, ein wenig UX und Design, den ein oder anderen Code selbst ins Repository einschmuggeln, Testing, Workshops und die schmieren dann auch noch die Krabbenbrötchen für die nächste Retro.
Vielleicht lässt man die dann aber lieber nicht auf politisch sensible Projekte los. Weil irgendwas können auch die nicht gut.
Sicherlich gibt es dann noch verschiedene Mischformen der eben angemerkten aber ganz bestimmt nicht vollständigen Punkte.
Und im Detail?
Lösen wir uns einmal von den verschiedenen Wahrnehmungen und Ausprägungen, könnte ein Konsens zu dieser Rolle wie folgt aussehen:
Projektmanager…
- … sind dahingehend verantwortlich, dass in einem bestimmten (ggfls. zeitlichen und oder finanziellen) Rahmen ein Projekt zu einem (positiven oder auch negativem) Abschluss geführt wird. Dazu könnte gehören :
- Zieldefinitionen, inkl. Termin- und Kostenziele
- Risikoanalyse
- Verantwortungsbereiche abgrenzen
- Teamzusammenstellung
- Ressourcenplanung
- Grobe Planung des Gesamtablaufs
- Aufteilung in Teilprojekte
- detaillierte Budgetplanung
- Definition von Prozessen im Projekt
- … analysieren, priorisieren und optimieren Anforderungen oder sorgen dafür, dass dies von anderen Projektteilnehmern erledigt wird. Dazu könnte gehören:
- Business-Analyse
- Anforderungsmanagement
- Ausarbeitung/Ausformulierung der Anforderungen (Konzepte, Wireframes, Tickets, User-Stories, Lastenhefte, Pflichtenhefte, User-Flows, Workflows, diverse Arten von Schaubilder)
- ggfls. Veranstaltung von entsprechenden Workshops (Ideenfindung, Detaildurchsprache)
- … koordinieren alle Tätigkeiten innerhalb eines Projektes und halten diese auch nach. Dazu könnten auch gehören:
- ToDo-/Issue-Tracking (egal, ob in Excel, Jira oder monday-tuesday-wednesday.com, Hauptsache es gibt eine Übersicht, in der alle Tasks eingetragen und nachgehalten werden)
- Koordination von Workshops zur Abstimmung von Issues
- … koordinieren Meetings, in dem sie diese vorbereiten (Agenden), nachbereiten (Sitzungsprotokolle) und Aufgaben daraus ableiten und nachverfolgen (Issue-Tracking)
- Einladung und Vorbereitung zu Meetings (Es gibt nichts Schlimmeres als in Meetings eingeladen zu werden, zu denen es keine Agenda gibt. Kaffeeklatsch ist vorprogrammiert.)
- Meeting-Protokolle (super „zielführend“ sind Meetings, zu denen es keine Protokolle gibt, als auch keine Festlegungen, welche Punkte wie besprochen und entschieden wurden und von wem bis wann nun erledigt werden, ganz zu schweigen von vielen passiven Äußerungen wie „ja, das müsste man dann mal irgendwie klären“).
- … sind Ansprechpartner in nahezu allen Belangen für Kunden, Stakeholder, Projektmitglieder und sonstige Parteien, die irgendwas zu einem Projekt beisteuern müssen, wissen wollen oder ein berechtigtes Interesse daran haben, eingebunden zu werden.
- Erstellung laufender Reportings und Status-Präsentationen
- ggfls. Zusatzveranstaltungen (bspw. Townhalls)
- … kümmern sich um Eskalationen:
- Sichtweisen/Wahrnemungen beteiligter Streithähne aufnehmen
- Vermitteln, schlichten
- Mediationen durchführen oder durchführen lassen
- Retrospektiven veranstalten
- ggfls. Adressierung nach „oben“
Das macht der alles?
Bei kleineren Projekten ist es wahrscheinlich, dass viele der o.a. Aktivitäten von einem Projektmanager ausgeführt werden. Vorausgesetzt, die Befähigung für alle Punkte ist vorhanden.
Bei größeren Projekten hingegen kann davon ausgegangen werden, dass die koordinativen und steuernden Tätigkeiten überwiegen und insbesondere konzeptionelle Teile von Spezialisten übernommen werden. Letzteres nicht nur ob der schieren Menge an ToDos sondern auch weg des inhaltlichen Anspruches. Spezialisten arbeiten meist fundierter in ihrem Kompetenzrahmen als es Allrounder hinbekämen.